Zusammenschluss Registrierkasse und POS-Gerät ab 2026
Wie in unserem Rundschreiben Nr. 1/2025 bereits mitgeteilt, wurde mit dem Haushaltsgesetz 2025 beschlossen, dass ab dem Jahr 2026 elektronische Registrierkassen verpflichtend mit den jeweils verwendeten POS-Geräten gekoppelt werden müssen. In diesem Zusammenhang werden auch die entsprechenden Verwaltungsstrafen angepasst und ausgeweitet.
Da sich die genannte Frist nun nähert, gehen wir in diesem Rundschreiben kurz auf die neue Bestimmung ein, die mit Verordnung 424470/2025 vom 31.10.2025 von der Einnahmenagentur veröffentlicht wurden.
Telematische Verknüpfung
Bei der Verknüpfung der verschiedenen Geräte (POS-Geräte und elektronische Registrierkassen) geht es darum, dass diese telematisch bzw. digital miteinander verbunden werden. Die jeweiligen Matrikel- bzw. Registrierungsnummern der Geräte müssen einander eindeutig zugeteilt werden, sodass bargeldlose Zahlungen über Debit- und Kreditkarten eindeutig den registrierten Tageseinnahmen zugeordnet werden können.
Dies betrifft in erster Linie POS-Geräte, aber auch alle sonstigen Hard- und Softwarelösungen (z.B. Apps oder andere mobile Endgeräte), über die bargeldlose Zahlungen entgegengenommen werden können.
Operative Schritte
Die Verknüpfung der Zahlungsgeräte mit den Registrierkassen muss über den persönlichen telematischen Bereich des Portals „fatture e corrispettivi“ der Einnahmenagentur erfolgen. Die eigens dafür vorgesehene Prozedur wird jedoch erst Anfang März 2026 bereitgestellt. Dort müssen die Matrikelnummern bzw. Identifikationsnummern („identificativo univoco)“ sowie die Adresse des Standortes eines jeden Zahlungsgeräts der jeweiligen Registrierkasse zugeordnet werden. Der Zustieg erfolgt über SPID oder elektronischem Ausweis des jeweiligen Steuerpflichtigen bzw. über eine entsprechend delegierte Person.
Für POS-Geräte, die ab Februar 2026 installierte werden, muss die Verknüpfung innerhalb des zweiten Folgemonats ab der Installation erfolgen.
Damit die Zahlungsdaten korrekt mit den Tageseinnahmen abgeglichen werden können, ist es notwendig, bei der Eingabe der Tageseinnahmen die Zahlungsart bei jeder Registrierung ordnungsgemäß einzugeben, also ob es sich um eine elektronische Zahlung oder um eine Barzahlung handelt. Diese Information sollte schon jetzt bei jeder Registrierung aufgezeichnet, gespeichert und mitversendet werden.
Es muss also bereits jetzt, vorab, überprüft werden, ob die zurzeit verwendeten Geräte mit den neuen technischen Anforderungen kompatibel sind und sich gegebenenfalls rechtzeitig mit dem jeweiligen Kassenbetreiber in Verbindung zu setzen.
Vorgesehene Strafen ab 2026
Für die unterlassene Speicherung oder Übermittlung der Zahlungsdaten ist eine Verwaltungsstrafe in Höhe von 100 € pro Übermittlung vorgesehen, mit einem Höchstbetrag von 1.000 € pro Trimester.
Der sogenannte „cumulo giuridico“, also die Zusammenlegung mehrerer Strafen bei wiederholtem Fehlverhalten, ist in diesem Zusammenhang nicht anwendbar.
Für die unterlassene Verknüpfung der Zahlungsgeräte mit den Registrierkassen sind darüber hinaus noch Strafgebühren zwischen 1.000 € und 4.000 € je nicht erfolgter Verknüpfung vorgesehen, sowie die mögliche, vorübergehende Suspendierung der Lizenz zur Tätigkeitsausübung.