Verpflichtende Meldung der PEC-Mail-Adresse der Verwalter
Wie in unserem Rundschreiben Nr. 6/2025 bereits mitgeteilt, wurde mit dem Haushaltsgesetz 2025 die Verpflichtung eingeführt, dass Verwalter von Gesellschaften die eigene PEC-Adresse im Handelsregister hinterlegen müssen. Das MIMIT - Ministerium für Unternehmen und Made in Italy - hat am 12. März 2025 erste Details und Klarstellungen dazu veröffentlicht. Auch die Handelskammern haben kurz darauf ihre eigenen Interpretationen und operativen Anweisungen herausgegeben. Im Gesetzesdekret 159/2025 vom 31.10.2025 hat der Gesetzgeber nun nochmal konkrete Neuerungen veröffentlicht, auf die wir in diesem Rundschreiben kurz eingehen. Auch Unioncamere ist in einem kürzlich veröffentlichten Dokument bereits auf die gesetzlichen Änderungen eingegangen.
Wer ist betroffen?
Es wurde anfangs beschlossen, dass jeder Verwalter (und Liquidator) einer bestehenden Kapital- oder Personengesellschaft eine PEC-Adresse haben und diese der Handelskammer mitteilen muss. Dies wurde nun wie folgt abgeändert: die persönliche PEC-Adresse muss nur noch bei Kapitalgesellschaften hinterlegt werden und zwar für folgende Subjekte:
- alleinigen Verwalter „amministratore unico“;
- beauftragte Verwalter „amministratore delegato“;
- oder vom Präsidenten des Verwaltungsrates „Presidente del CdA“.
Liquidatoren, Einzelunternehmer, Freiberufler und Personengesellschaften (OHG und KG) sind somit von diesen Bestimmungen nicht betroffen.
Nach der Veröffentlichung einiger Klarstellungen im Frühjahr, mussten ab dem 12. März 2025 gegründete Gesellschaften, der Verpflichtung bereits mit der normalen termingerechten Eintragung in die Handelskammer nachkommen - also innerhalb 30 Tagen ab der Gründung. Die gleiche zeitliche Frist gilt es für Änderungen bei den Verwaltern und deren PEC-Adressen einzuhalten. Die genannten, verpflichteten Verwalter, die bereits zum 31. Oktober als solche im Handelsregister eingetragen waren, müssen der Meldung der persönlichen PEC-Adresse innerhalb 31. Dezember 2025 nachkommen.
Geklärt wurde zudem, dass die PEC-Adresse für jede Gesellschaft einzeln gemeldet werden muss, für die man Verwalter ist. Eine einmalige Mitteilung der eigenen PEC-Adresse und eine automatische Übernahme für alle Gesellschaften die man verwaltet, ist leider nicht möglich.
Bisher wurde es akzeptiert, die PEC-Adresse der Gesellschaft auch für die Verwalter anzugeben. Mit dem kürzlich veröffentlichten Dekret wurde nun geklärt, dass die Verwalter effektiv eine eigene, persönliche PEC-Adresse angeben müssen und die PEC-Adresse der Gesellschaft nicht mehr akzeptiert wird.
Verwalter, die bei mehreren Gesellschaften ein Amt bekleiden, dürfen bei allen Gesellschaften dieselbe persönliche PEC-Adresse verwenden.
Was geschieht bei einer Unterlassung?
Wird bei neu gegründeten Gesellschaften keine PEC-Adresse der Verwalter angegeben, wird die Meldung vonseiten der Handelskammer nicht angenommen bzw. wird die Meldung suspendiert, bis die vollständigen Informationen nachgemeldet werden. Für verspätete Meldungen fallen Strafgebühren von 103€ bis 1.032€ an, die bei einer korrekten Meldung innerhalb von 30 Tagen auf ein Drittel reduziert werden.
Kommen bereits bestehende Gesellschaften der termingerechten Mitteilung innerhalb 31. Dezember 2025 nicht nach, so werden die genannten Strafgebühren verdoppelt und betragen von 206€ bis 2.064€ und vonseiten der Handelskammer wird eine PEC-Adresse bzw. digitales Domizil zugeteilt. (Die Strafgebühr für unterlassene Meldung wird auf ein Drittel reduziert, sofern die Meldung innerhalb 30 Tagen erfolgt)
Was muss operativ gemacht werden?
Wir bitten Sie als Alleinverwalter, beauftragter Verwalter oder Präsident des Verwaltungsrates eine persönliche PEC-Adresse anzulegen (z.B. über Legalmail, Aruba, oder andere Anbieter) und uns diese innerhalb 30. November mitzuteilen, sodass wir die Meldung an die Handelskammer für die Gesellschaften versenden können.
In der Anlage finden Sie eine Anleitung zur Aktivierung einer PEC-Adresse bei Legalmail. Alternativ finden Sie unter folgendem Link eine kurze Video-Anleitung für Legalmail:
https://www.youtube.com/watch?v=1sLQ06j2eCA
Wie bereits erwähnt, können auch andere Anbieter wie beispielsweise Aruba verwendet werden.